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1.個人情報の利用目的について

 

当社では、お客様から個人情報取り扱い業務を受託する場合、および当社が個人情報を取得する場合、次の通り利用目的を特定し、その利用目的の範囲内で利用します。
 特定した利用目的の達成範囲を超えて個人情報の取り扱いが生じた場合は、利用規約等により明示しご本人の同意を得て取り扱います。

 

①処理を委託された個人情報(特定個人情報※1を含む)
 ・委託元との委託契約に基づく情報処理、プリントアウト処理、フォーム処理、送付・郵送物の処理、eメールの送信代行、各種サービスの提供及びコールセンター等の代行取得業務など
 ②取引先様(当社の提供するサービスを利用する一般消費者を含む)の情報
 ・当社グループの製品、商品等の発送及び請求など
 ・当社が提供するサービスへの申込(申込に伴う本人・資格の確認を含む)及び利用者の管理など
 ・契約に基づく業務において必要な連絡など
 ・当社グループが開催する展示会、セミナー等に関する各種の案内及び来場者の管理など
 ・当社グループの製品、商品、サービスに関する各種の案内及びアンケート調査など
 ・お客様からのお問合せやご依頼への対応など
 ・お客様とのお取引きの適切かつ円滑な履行など
 ③株主様の情報
 ・会社法に基づく確認及び資料の送付など
 ④投資家様、アナリスト様の情報
 ・決算説明会の開催案内及び各種のご案内など
 ⑤採用応募者様の情報
 ・採用活動に関する応募者の確認、資料の送付、面接試験の連絡、採用試験結果の通知及び入社準備に関する連絡など
 ⑥来訪者様の情報
 ・犯罪の防止及び施設内の安全の保持など
 ⑦外部からアクセスされた方の情報
 ・お問合せ、苦情及び相談等への対応など
 ⑧派遣等労働者様の情報
 ・労働者派遣業法等に基づく労働者の受け入れなど
 ⑨当社グループの役員、従業者及び退職者の情報(特定個人情報を除く)
 ・福利厚生及び従業者の各種管理など
 ⑩当社グループの役員、従業者及び扶養家族の特定個人情報
 ・源泉徴収票等の法定調書の作成、社会保険の届出事務など、社会保障、税及び災害対策に関する個人番号関係事務の遂行など 
 
2.個人情報の共同利用について

 

当社は、当社のホームページや個別WEBサイト、電話、FAX等による当社関連会社の事業・サービス等に関するお問合せ、苦情、相談、キャンペーン、アンケート等の対応という利用目的の範囲において、当社が取得した個人情報を次の関連会社と共同利用することがあります。なお、この場合の当該個人情報の管理責任は当社にあります。ただし、個人番号※2は共同利用しません。

 

当社の関連会社

 

トッパン・フォームズ(株)、トッパン・フォームズ・セントラルプロダクツ(株)、トッパン・フォームズ・オペレーション(株)、トッパン・フォームズ・サービス(株)、トッパン・フォームズ東海(株)、トッパン・フォームズ関西(株)、北海道トッパン・フォームズ(株)、沖縄ビジネスフォーム(株)、TFペイメントサービス(株)、(株)トスコ、(株)ジェイエスキューブ

 

共同利用する個人情報の項目
 氏名、郵便番号、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、企業名、所属名、等
 取得方法
 本人から直接書面によって取得するか、またはそれ以外の方法により適切に取得します。

 

3.個人情報の第三者への提供について

 

当社では、受託業務において取り扱う個人情報を、お客様から指示された場合を除き、第三者に提供することはありません。(ただし、業務の委託先は当該第三者には該当しません。)
 また、当社が取得した個人情報について第三者に提供する場合は、本人の同意を得たうえで実施します。ただし、番号法※3で限定的に明記された場合を除き、本人の同意に係わらず特定個人情報を第三者に提供いたしません。

 

4.個人情報の取り扱いの委託について

 

  当社は、利用目的の遂行のために個人情報の取り扱いの一部を外部に委託する場合があります。委託に際しては、十分な個人情報保護の水準を確保していることを条件として委託先を選定し、契約等により個人情報の適正管理・機密保持等により個人情報の安全確保に必要な事項を取り決め、適切な取り扱いを実施させます。

 

5.個人情報に関する苦情・相談等について

 

当社が取り扱う個人情報に関する苦情・相談・開示請求等の受付窓口を設置し、ご本人からの申し出があった場合、遅滞なく適切に対応します。下記の『苦情・相談等窓口』までご連絡下さい。苦情・相談・開示請求等のための書類を送付させていただきます。
 

 

連絡先  苦情・相談等窓口担当(管理部門長) 
電話   0968-73-2311
受付時間 10:00~17:00(土日祝祭日及び当社休業日を除く。)
最新改定日 2020年11月1日
トッパン・フォームズ西日本株式会社 個人情報保護管理者

 

 
 
 
※1 特定個人情報:個人番号をその内容に含む個人情報
※2 個人番号:番号法に基づき、個人に付与される番号
※3 番号法:「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」